Konferencia

Konferenciaszervezés a Balatonon, vagy máshol az országban?

A konferenciaszervezés egy komplex és éppen ezért nagy precizitást igénylő területe a rendezvényszervezésnek. Számos munkafolyamat folyamatos összehangolását jelenti, hogy a végén egy zökkenőmentesen lebonyolított esemény szemtanúi lehessünk. Ehhez biztosítunk megfelelő szakmai-és szervezési hátteret, az előkészítéstől, a bonyolításon át, az utómunkáig.

ELŐKÉSZÜLETEK

A konzultáció során átbeszéljük és közösen kialakítjuk a főbb irányvonalakat, feltérképezzük az igényeket, majd sor kerül a szervezéshez szükséges feladatok és határidők meghatározására. Az esemény jellege szabja meg, hogy melyik helyszín (város, szálloda) lehet a legideálisabb választás a célok eléréséhez. Hány résztvevő, mekkora termek, milyen technikai felszereltség és szállásigény jellemzi az adott rendezvényt. Fontos tényező lehet, hogy az adott helyszín milyen kiegészítő szolgáltatásokkal rendelkezik és a környék adottságai elég ígéretesek-e a kísérőprogramok szervezéséhez, amennyiben erre is szükség lenne. Ezt követően veszi kezdetét az igazi munka, hogy a megfelelő szolgáltatások lefoglalása után elkezdődhessen a tényleges szervezés.

Az egyéni résztvevők vonatkozásában gondoskodunk a jelentkezési lapokról, a kiállítók kapcsán pedig a szponzori ajánlatok és megrendelőlapok összeállításáról. Minden fenti dokumentum esetében célszerű kiemelt figyelmet fordítani a fizetési-és lemondási feltételekre, valamint a határidőkre. A potenciális résztvevőknek és kiállítóknak kiküldött körleveleket követően, folyamatossá válik a jelentkezők regisztrálása. A szállodával történő rendszeres kommunikáció, az időközben felmerülő kérések és esetleges változások kezelése is döntő fontosságú. A nyomdai anyagok összeállítása és lektorálása a szakmai program elkészülését követően, valamint a végleges kiállítói kör kialakulásával válik hangsúlyossá.

A már a helyszínen zajló előkészületek során vállaljuk a regisztrációhoz szükséges tevékenységek elvégzését: szóróanyagok, étkezési jegyek és névkártyák bekészítését, a standok, a teremberendezés és a technika felügyeletét.

BONYOLÍTÁS

A konferencia napján a regisztrációs feladatok ellátása mellett a rendezvény folyamatosa ellenőrzése és a személyzet irányítása is zajlik. De mindig felmerülnek váratlan helyzetek, előre nem látható problémák, melyeket gyorsan és jól átgondolt intézkedésekkel igyekszünk orvosolni.

UTÓMUNKÁLATOK

• pénzügyi elszámolás
• végszámlák kiállítása
• értékelések összegzése
• köszönőlevelek kiküldése

Mi hiszünk abban, hogy csak alapos és precíz munkával, kellő odafigyeléssel és maximalizmussal lehet igazán sikerre vinni egy rendezvényt, így mi a magas színvonal és a professzionális szervezés mellett tettük le a voksunkat.

Konferencia szervezéséhez keres partnert a Balatonnál, vagy az ország egyéb területén?
Ne várjon tovább, kérje személyre szabott árajánlatunkat még ma!